Problématique Archivage manuel

• Difficulté à accéder aux documents utilisés dans les processus décisionnels et administratifs au sein d’un vaste ensemble d’archives, ce qui entraîne généralement des problèmes de productivité et de rendement et une prise de décision lente..

• Manque de sécurité et de protection des archives contre l’accès non autorisé et les incidents dangereux tels que les incendies.

• La gestion de l’espace à long terme devient un enjeu majeur, les archives s’accumulant progressivement, ce qui entraînera une augmentation du budget des infrastructures pour la construction de nouvelles salles de stockage.

• La modification d’un document pour résoudre un problème avec le contenu d’un dossier devient un problème avec le système d’archivage manuel puisqu’une copie du document doit être produite physiquement et modifiée avant la ré archivage.

Temps et ressources efficaces

Éliminer les pertes et les détériorations de vos documents physiques importants

Réduire fortement vos coûts liés au traitement des documents physiques (consommation de papier et d’encre, acquisition et entretien des imprimantes et copieurs, chemises et sous chemises, etc.)

Mettre en place un workflow permet d’automatiser la réalisation de tout ou partie d’une chaîne de tâches habituellement traitées manuellement par vos collaborateurs. Pour cela, il faut modéliser le processus métier concerné en créant un parcours type afin d’exécuter des actions dans un ordre logique pour arriver à un résultat donné. Cela implique d’analyser le processus concerné afin :

• Identifier chacune des actions et leur enchaînement, de Evènement déclencheur jusqu’à la finalisation du processus métier : réception d’un document / d’une information, transfert à un autre interlocuteur, recueil d’éléments complémentaires, renseignement de métadonnées, mise à jour du système métier (ERP, SIRH…), évolution du statut du document, validation, signature, classement, archivage automatique… 

• Identifier la ou les personnes concernées tout au long du processus métier, les opérations leur revenant, ainsi que les personnes en back up en cas d’absence de fixer le délai de réalisation de chacune des actions 

• De fixer le délai de réalisation de chacune des actions

TRAITEMENT AUTOMATIQUE DES DOCUMENTS AVEC LES WORKFLOWS

DES APPLICATIONS POUR LE RECORDS MANAGEMENT ET LA GESTION DE LA QUALITÉ

ACCÈS MOBILE AU WORKFLOW

SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ET NUMÉRIQUE

SharePoint prend en charge les besoins en gestion électronique de documents de votre entreprise

• Stocker, organiser et rechercher des documents

• Garantir la cohérence des documents

• Gérer les métadonnées des documents

• Protéger les documents contre les accès ou les utilisations non autorisées

• Assurer l’homogénéité des processus métiers (flux de travail) dans le cadre du traitement des documents