GESTIONS DOCUMENTAIRES ET WORKFLOWS

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GESTION DOCUMENTAIRE

Problématique Archivage manuel

  • Difficulté à accéder aux documents utilisés dans les processus décisionnels et administratifs au sein d’un vaste ensemble d’archives, ce qui entraîne généralement des problèmes de productivité et de rendement et une prise de décision lente..

  • Manque de sécurité et de protection des archives contre l’accès non autorisé et les incidents dangereux tels que les incendies.

  • La gestion de l’espace à long terme devient un enjeu majeur, les archives s’accumulant progressivement, ce qui entraînera une augmentation du budget des infrastructures pour la construction de nouvelles salles de stockage.

  • La modification d’un document pour résoudre un problème avec le contenu d’un dossier devient un problème avec le système d’archivage manuel puisqu’une copie du document doit être produite physiquement et modifiée avant la ré archivage.

Avantage de la numérisation

Temps et ressources efficaces

Éliminer les pertes et les détériorations de vos documents physiques importants

Réduire fortement vos coûts liés au traitement des documents physiques (consommation de papier et d’encre, acquisition et entretien des imprimantes et copieurs, chemises et sous chemises, etc.)

Optimiser l’espace disponible dans vos locaux

Sécuriser le stockage et l’accès à votre patrimoine documentaire dans le respect des normes juridiques

Simplifier les échanges internes et les échanges externes

Automatisation des procédures internes

Mettre en place un workflow permet d’automatiser la réalisation de tout ou partie d’une chaîne de tâches habituellement traitées manuellement par vos collaborateurs. Pour cela, il faut modéliser le processus métier concerné en créant un parcours type afin d’exécuter des actions dans un ordre logique pour arriver à un résultat donné. Cela implique d’analyser le processus concerné afin :

  • Identifier chacune des actions et leur enchaînement, de Evènement déclencheur jusqu’à la finalisation du processus métier : réception d’un document / d’une information, transfert à un autre interlocuteur, recueil d’éléments complémentaires, renseignement de métadonnées, mise à jour du système métier (ERP, SIRH…), évolution du statut du document, validation, signature, classement, archivage automatique… 

  • Identifier la ou les personnes concernées tout au long du processus métier, les opérations leur revenant, ainsi que les personnes en back up en cas d’absence de fixer le délai de réalisation de chacune des actions 

  • De fixer le délai de réalisation de chacune des actions

Nous mettons en place pour vous

TRAITEMENT AUTOMATIQUE DES DOCUMENTS AVEC LES WORKFLOWS

DES APPLICATIONS POUR LE RECORDS MANAGEMENT ET LA GESTION DE LA QUALITÉ

NOTIFICATIONS D’EMAIL ET INTÉGRATION

ACCÈS MOBILE AU WORKFLOW

SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ET NUMÉRIQUE

CONCEPTION DE WORKFLOW, MAINTENANCE ET MONITORING

Notre démarche

Mise en place et formation

Le projet est livré a cettte étape nous planifions sa mise a production effective sur toute l’entreprise.

Afin de garantir votre autonomie nous assurons un support de qualité ainsi que la formation utilisateur et administrateur.

Cahier des charges

Une fois les spécifications clairement définit nous vous suivons de bout en bout dans la création du cahier des charges du projet.

Disposant de modèle que nous mettrons a votre disposition en cas d’absence de ressources compétente sur le sujet, nous vous simplifions

la rédaction de vos besoins. Nous produirons grâce a ce document le cahier des charges, en y référant toutes les fonctionnalités évoqués

Prototypage

Le cahier des charges validé, nous mettons en place un prototype fonctionnel qui permet d’apprécier les fonctionnalités (plan de classement, numérisation, indexation, automatisation des processus métier, collaboration, etc.)

En étroite collaboration avec les différents utilisateurs, nous validons ensemble les paramétrages recueilli grâce a l’étape précédente. Nous garantissons une conformités entre le cahier des charges et la solution qui est livré.

Mise en place et formation

Le projet est livré a cettte étape nous planifions sa mise a production effective sur toute l’entreprise.

Afin de garantir votre autonomie nous assurons un support de qualité ainsi que la formation utilisateur et administrateur.

Microsoft SharePoint logiciel de GED et de flux de travail par excellence

SharePoint prend en charge les besoins en gestion électronique de documents de votre entreprise

  • Stocker, organiser et rechercher des documents

  • Garantir la cohérence des documents

  • Gérer les métadonnées des documents

  • Protéger les documents contre les accès ou les utilisations non autorisées

  • Assurer l’homogénéité des processus métiers (flux de travail) dans le cadre du traitement des documents

Flux de travail intégrés

Un site SharePoint comporte plusieurs flux de travail intégrés:

  • Approbation 

  • Recueillir les commentaires  

  • Collecte des signatures

  • Approbation de publication

  • Trois états

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